ГИБРИДНАЯ ПОЧТА

 

Как это работает

В нашей системе Вы можете отправлять электронные сообщения, которые будут доставляться получателям в виде бумажных писем на их обычный почтовый адрес.

Такая услуга называется «гибридной почтой», т.к. представляет собой гибрид электронной почты (используется для передачи почтового сообщения в электронном виде на пункт распечатки) и обычной почты (используется для доставки получателю письма в бумажном виде).

Создайте электронное сообщение, указав адрес получателя, прикрепив требуемые документы в электронном виде и выбрав тип письма – простое, заказное, заказное с уведомлением. Ваше письмо будет автоматически распечатано на специализированном пункте распечатки, сконвертировано и после франкирования ("наклейки марки") - отправлено получателю через доставщика - ПОЧТУ РОССИИ.

После того, как Вы составите текст сообщения, укажите почтовый адрес (почтовый индекс, город, улицу, дом, корпус и т.д.), прикрепите требуемые документы в электронном виде и отправите электронное сообщение система автоматически направит Ваше сообщение на один из региональных пунктов распечатки.

 

Пункт распечатки представляет собой автоматизированное рабочее место (АРМ), где принимаемая электронная корреспонденция распечатывается и упаковывается в почтовый конверт. Готовое к отправке письмо передается доставщикам либо – в почтовое отделение для дальнейшей доставки получателю.

Распечатанные письма из пункта распечатки передаются в почтовую сеть для доставки 2 раза в день.

Ваше письмо будет доставлено в любую точку мира по почтовому адресу получателя  также, как и любое другое бумажное письмо. При этом Вам не портебуется приобретать марки и конверты, самостоятельно готовить письма к отправке и относить их в почтовое отделение.

 

Какие типы писем можно отравлять в RexPOST 

В RexPOST при отправке Вы можете также выбрать тип для Вашего отправления:

  • простое,

  • Заказное,

  • заказное с уведомлением.


В отличие от простых писем заказные снабжаются уникальным идентификатором, с помощью которого Вы можете отслеживать процесс доставки своего письма получателю через предоставлемый сервис доставщика (https://www.pochta.ru/TRACKING).

После доставки заказных писем с уведомлением кроме этого Вы получите подписанный получателем (или сотрудником доставщика) бланк уведомления, подтверждающий факт доставки корреспонденции.

 

 Способы отправки

Чтобы Вам было удобнее отправлять письма мы предлагаем воспользоваться одним из следующих средств:

 

  • Специализированная почтовая программы RexFly.

Использование специализированного почтового клиента делает удобным не только ввод адресов получателей через адаптированное меню (город, улица, дом и проч.), выбор типа письма и др., но и работу с архивами отправленных сообщений, который может пригодиться при исправлении выявленных  ошибок во время печати писем на пункте распечатки, подготовки новых писем с использованием уже отправленных, просмотр статусов отправленного сообщения и др.

Этот режим отправки условно можно назвать «полуавтоматическим», т.к. предполагает непосредственное участие отправителя при создании и отправке писем.

Такой способ отправки удобно использовать при не слишком большом объеме отправляемых писем.

 

  • Средств интеграции (автоматический режим отправки из Инф. Системы  отправителя).

Этот режим отправки рассчитан на полностью «автоматическую» работу на стороне пользователя системы.

Такой способ отправки будет эффективен при больших объемах отправляемой корреспонденции. 

Этот способ предполагает, что на технических средствах пользователя будет функционировать программа, которая будет создавать исходящие почтовые сообщения и передавать из в систему RexPOST.

Для организации такого режима работы мы предоставляем описание формата XML-файла, который должен быть сформирован на стороне пользователя для каждого отправления, и транспортный модуль, с помощью которого такие файлы по каждому отправлению можно передавать в RexPOST.

Создание программы по формированию почтовых отправлений в соответствие с форматом XML-файла – не сложная задача, тем не менее, мы предлагаем Вам свою помощь по созданию такого ПО.

 

Стоимость услуги
 
Стоимость "гибридной почты" формируется из двух составляющих:

     а) стоимость почтовых услуг по доставке соответствующего типа письма (формируется ФГУП "ПОЧТА РОССИИ")

       По сути - это номинал той марки, которую Вы должны были бы наклеить на письмо определенного веса для отправки в соответствующий регион - Россия или зарубеж.

     б) стоимость сервисов «гибридной почты» по:  распечатке, конвертированию, наклейки марок (или «франкирование»), передача доставщику и подготовка отчетных документов, т.е. стоимость самого сервиса превращения электронного письма в бумажный и его отправка в почтовую сеть.

 

 С учетом вышесказанного дополнительно к почтовому тарифу за пересылку  (а)  взимается (в рублях без учета НДС):

 

 

Сервис

Писем в месяц

Простое

Заказное

Заказное с уведомлением

подготовка одного почтового отправления в один адрес

(один  лист вложения+конверт+ марка)

до 500

15,75

17,50

20,0

до 1000

15,15

17,35

19,30

свыше 1000

14,90

16,75

19,0

Плата за каждый следующий лист в письме

до 1000

2,60

свыше 1000

2,0

 

 

 Отчетные документы

Услуги "гибридной почты" оказываются в рамках двустороннего договора. Оплата услуг произвоится по факту - в начале следующего за отчетном периода (месяца).  По результатам отчетного периода Вы получите отчетные документы: счет- фактуру, счет, акт оказанных услуг и отчетность по форме Ф103 ("Список почтовых отправлений").

Пример отчетной формы (Ф103) по результатам отправки заказных почтовых отправлений:

 

 

 

Почему это выгодно

В любой организации, чем бы она ни занималась, возникает необходимость отправки по почте корреспонденции своим партнерам/клиентам/потенциальным пользователям, в госучереждения или подведомственные организации. Отправка одного - двух писем не дает повода задуматься об экономии на таком непрофильном занятии.  Купить конверт и марки, распечатать требуемый документ и отнести по дороге домой готовый конверт в отделение связи не кажется обременительным.


Постепеннный рост объема переписки начинает отнимать все больше и больше вниманиия, сил и средств. Однако, по привычке компании продолжают делать это самостоятельно, вырабатывая и оптимизируя внутреннюю технологическую цепочку по подготовке и отправке корреспонденции уже в сотни адресов  "собственными руками".


Мы предалагаем вам на секунду остановиться и оглянуться по сторонам, задавшись вопросом: "не стал ли  ваш процесс подготовки и отправки почтовой корреспонденции вровень с вашим основным видом деятельности? не стал ли он отвлекать так много внимания, что вы готовы уже разрабатывать и стандартизировать у себя в компании процедуры этого непрофильного для вас процесса? ".

Подготовка и отправка почтовой корреспонденции - всего лишь одна из дополнительных функций, подобно закупкам канцтоваров или обеспечение офис питьевой водой, поддерживающих основную профильную деятельность любой компании.

Значит - не надо в ней специализироваться, а надо использовать услуги специализирующихся в этом компаний и вы сразу получите те выгоды, к которым стремитесь, оптимизируя внутренний процесс отправки корреспонденции!


Мы предлагаем Вам воспользоваться услугами RexPOST, которые позволят Вам получить следующие преимущества:

  • Вы сможете отравлять «гибридные письма»  из любой точки, где есть доступ в Интернет

  • Вам не потребуется тратить время и усилия  на приобретение марок и конвертов, самостоятельно готовить почтовые отправления и относить их в почтовое отделение

  • Вести электронный архив отправленных писем/сообщений

  • Вы сможете единовременно отправлять сразу несколько сотен писем

  • Вы сможете снабжать каждое письмо дополнительной  информацией для идентификации почтового отправления или получателя 

  • Вы будете получать отчетные документы  по использованию услуги в стандартных формах (Ф103)

 

Пример конверта для Заказного письма с Простым уведомлением:


 

 

Пример конверта для Заказного письма с Простым уведомлением, содержащим дополнительную информацию отправителя: